Współcześnie w firmie zwykle praca jest określana przez zbyt krótkie terminy, zbyt wiele zadań, sporo pracowników, których trzeba przypilnować, a do tego panujący chaos. Wybawieniem w takich przypadkach jest system do zarządzania projektami, który zastępuje notowanie wszystkiego w notesie, zapisywanie zadań w kalendarzu czy oklejenie biurka i ścian żółtymi karteczkami.
Na co pozwala system do zarządzania projektami?
Narzędzie internetowe upraszczające pracę w firmie umożliwia:
- szczegółowo rozpisać zadania w czasie,
- przypisać odpowiednie osoby do właściwych czynności,
- szybki przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu,
- kontrola wykonania zadania na każdym etapie.
Systemy dostępne w internecie osiadają takie narzędzia jak:
- wewnętrzny czat,
- wbudowany kalendarz(integruje się zwykle z kalendarzem Google’a),
- powiadomienia,
- możliwość delegowania zadań,
- możliwość sprawdzania postępów realizacji wyznaczonych zadań.
Tego rodzaju narzędzia pozwalają zwiększyć wydajność pracowników, gdyż każdy z nich dokładnie wie, co ma zrobić. Natomiast program pilnuje i przypomina o potrzebie wykonania danego zadania.
Obecnie na rynku dostępnych jest wiele programów do zarządzania projektami. Są to zarówno programy internetowe jak i desktopowe. Mogą to być programy płatne lub udostępniane na zasadzie otwartej licencji. Każdy z tych programów ma spory wachlarz możliwości i zwykle w zależności od rozmiarów firmy dobierany jest system, który najbardziej odpowiada potrzebom danego projektu.
Jakie są najbardziej znane i użytkowane programy do zarządzania projektami?
W dobie pracy zdalnej nie ma już chyba pracownika biurowego, który nie znałby podstawowych programów do zarządzania projektami. Do najczęściej wymaganych przez pracodawców zalicza się systemy takie jak:
- Asana(darmowy program do zarządzania zadaniami, który jest dostępny przez internet i na telefony komórkowe, pozwala tworzyć duże projekty, gdzie rozdzielane są zadania i podzadania);
- Trello(jedno z prostszych narzędzi, które umożliwia zarządzanie wieloetapowymi projektami, do tego jest intuicyjne w obsłudze i jest darmowy);
- TimeCamp(który jest dodatkiem do Trello i służy do monitorowania pracy, ale ma także zadania związane z procesami budżetowania i fakturowania projektów czy godzin pracy);
- Basecamp(platforma pozwalająca realizować ze współpracownikami nawet bardziej rozbudowane projekty, jest wydajny i posiada takie funkcje jak: kalendarz, miejsce do dyskusji nad przebiegiem postępów, lista rzeczy do zrobienia oraz informacja o upływających terminach. Dodatkowo umożliwia tworzenie i edytowanie dokumentów jednocześnie przez kilka osób, ale jest to program płatny.);
- PM Compass(system stworzony w Polsce, jest programem płatnym, ale zapewnia zarządzanie projektami, gromadzenie i edytowanie plików, dokumentów oraz obrazów, posiada opcję wewnętrznej komunikacji członków zespołu czy raportowanie czasu pracy);
- TeamWork Projects(jest programem płatnym, ale pozwala na zarządzanie zadaniami oraz mierzenie czasu ich wykonania, poza tym daje pracownikom dostęp do aktualnie realizowanych zadań, posiada wewnętrzny czat i opcję komentowania zadań);
- Fortask(dostępny za darmo do trzech użytkowników, posiada takie funkcje jak szablony zadań, opcja podziału na podzadania, moduł zarządzania dostępem do poszczególnych projektów, planowanie pracy, wewnętrzny komunikator oraz opcję komentowania i dodawania załączników).
Systemów do zarządzania projektami w firmie jest wiele i zalicza się do nich także takie programy jak FlexiProject, IC Project, Firmao, Smartsheet, Planview, Workzone i wiele innych. Narzędzia te pozwalają na systematyczną, wydajną pracę współpracowników, dzięki której projekty firmy są realizowane na czas. Wybór odpowiedniego narzędzia zależny jest od potrzeb firmy oraz ilości i złożoności projektów.